Die besten Tipps und Tricks für eine wirklich günstige Büroausstattung

Jedes Unternehmen benötigt für einen ordnungsgemäßen und erfolgreichen Betrieb passende Räumlichkeiten und diese Räumlichkeiten müssen professionell und praktisch eingerichtet und ausgestattet werden. Dies kann schnell einen hohen Betrag verschlingen und das in einer Phase, in der die meisten Neugründungen zunächst mit sehr beschränkten Mitteln auskommen müssen. Grund genug, sich mit Möglichkeiten zu beschäftigen, die eine besonders preiswerte Büroausstattung ermöglichen.

Gründer aufgepasst: Gutes Arbeitsmaterial muss nicht teuer sein

Bei den Themen Einrichtung und Ausstattung von Geschäftsräumen gilt: Erst den konkreten Bedarf genau analysieren, dann sorgfältig recherchieren und schließlich einkaufen. Auf diese Weise schützen sich Gründer und frisch gebackene Unternehmer vor unvernünftigen Ausgaben und falschen Investitionen. Wenn es darum geht, zum ersten Mal im Leben ein eigenes Büro mit mehreren Arbeitsplätzen einzurichten und auszustatten, dann fühlen sich unerfahrene Unternehmer oft überfordert. Dann werden die unterschiedlichsten Anschaffungen getätigt, weil man davon ausgeht, bestimmte Möbel und Materialien zu benötigen. Und plötzlich ist das Budget verbraucht, während die Hälfte der Arbeitsplätze noch gar nicht eingerichtet sind.

Vor diesem Fehler schützt nur eine sorgfältige und umfassende Planung. Dabei sollten Sie sich viel Zeit nehmen und zunächst einmal im Kopf sämtliche Arbeitsplätze und Arbeitsbereiche des künftigen Unternehmens durchgehen. Notieren Sie sich die verschiedenen Dinge, die erforderlich sind, um sowohl an Einzelarbeitsplätzen als auch in Besprechungszonen und allgemeinen Bereichen sinnvoll arbeiten zu können. Denken Sie dabei nicht nur an Möbel, sondern auch an die Beleuchtung und das Arbeitsmaterial. Lediglich mit technischen Geräten brauchen Sie sich jetzt noch nicht zu befassen. Diese nehmen wir uns im nächsten Abschnitt gesondert vor. Komplettieren Sie die Planung nun um die Sozialbereiche im Betrieb und vergessen Sie nicht, auch ein wenig Dekoration einzuplanen. Am Ende erhalten Sie auf diese Weise einen komplexen Plan. Gehen Sie diesen noch einmal gründlich durch. Streichen Sie verzichtbare Dinge und ergänzen Sie Gegenstände, die Sie zuvor vergessen hatten. Mit der endgültigen Liste können Sie jetzt in die Recherche einsteigen und im nächsten Schritt dann die konkreten Einkäufe durchführen.

Bürotechnik, IT und Kommunikationstechnik: So erfolgt die Beschaffung optimal

Mit Einrichtungsgegenständen, Arbeitsmaterial, Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien ist es in Sachen Büroausstattung noch nicht getan. Sie benötigen darüber hinaus nämlich auch eine technische Ausstattung, ohne die heute kein Betrieb mehr funktionieren kann. Wir unterscheiden hierbei zwischen insgesamt drei unterschiedlichen Bereichen, die jeweils mit verschiedenen Anforderungen verbunden sind. Es handelt sich um die Themen Bürotechnik, IT und Kommunikationstechnik. Unter den Begriff der Bürotechnik fallen dabei vor allem Geräte wie Drucker, Kopierer oder Faxgeräte. Diese werden zentral von mehreren Mitarbeitern genutzt und sind häufig als Kombinations- oder Multifunktionsgeräte verfügbar. Moderne Unternehmen müssen durchaus darüber nachdenken, welche der Gerätschaften in welcher Ausführung tatsächlich erforderlich sind. So benötigt ein Online-Händler wahrscheinlich keine leistungsfähigen Kopiergeräte mit hohem Volumen, sondern ist mit einem kombinierten Gerät zum drucken, kopieren und faxen gut bedient.

Der Bereich IT gliedert sich in zwei Unterthemen. Da ist zum einen die technische Ausstattung der einzelnen Arbeitsplätze und zum anderen die Ausstattung des Unternehmens mit zentraler Technik, worunter zum Beispiel Router, Switches oder auch Server fallen. Vor der Anschaffung von IT-Technik benötigen Sie eine klare Vorstellung darüber, wie in Ihrem künftigen Unternehmen tatsächlich gearbeitet werden soll und welche technischen Strukturen unter Umständen an externe Dienstleister ausgelagert werden. Erst wenn Sie eine entsprechende Planung aufgestellt haben, können Sie daran gehen, eine konkrete Einkaufsliste zu erstellen, die Produkte anzufragen und schließlich zu günstigen Konditionen anzuschaffen.

Wer billig kauft, der kauft oft mehrmals

Insgesamt gilt für die Anschaffung von Ausstattungs- und Einrichtungsgegenständen für die eigenen Geschäftsräume, dass man hier auf ein gewisses Maß an Qualität achten sollte. Die Beanspruchung, der Möbel, technische Geräte und andere Produkte im gewerblichen Arbeitseinsatz ausgesetzt sind, geht deutlich über die einer privaten Nutzung hinaus. Werden ein PC, eine Tastatur oder ein Bürostuhl, um nur einige Beispiele zu nennen, Tag für Tag mindestens über einen Zeitraum von acht Stunden genutzt, dann muss es sich schon um hochwertige Produkte handeln, wenn sie trotzdem lange halten sollen. Wer hier versucht, möglichst günstige Schnäppchen zu machen, der muss unter Umständen erleben, wie die jeweiligen Produkte schon nach kurzer Zeit den Geist aufgeben und ersetzt werden müssen. Hier lohnt es sich oft, ein wenig mehr auszugeben und dafür von einer guten Qualität und einer langen Lebensdauer zu profitieren.

Wer bei der Anschaffung trotzdem Geld sparen möchte, der kann aber in vielen Fällen auf gebrauchte Angebote zurückgreifen. Gerade in Bezug auf Büromöbel und Bürotechnik ist das Angebot an geprüften Second-Hand Produkten sehr groß. Viele davon werden sogar mit Garantie verkauft. Diesen und viele andere Tipps und Tricks, mit denen man bei der Ausstattung der Geschäftsräume viel Geld sparen kann, entdecken interessierte Leser i der aktuellen Ausgabe (Nr. 158, Dezember 2016) des renommierten Online-Magazins INTERNETHANDEL. Die Redakteure klären hier im Rahmen einer umfangreichen Titelstory über sämtliche Belange rund um die Auswahl, die Anmietung, die Einrichtung und die Ausstattung von Geschäftsräumen auf, liefern viele wertvolle Hinweise und Ratschläge und stellen eine umfassende Checkliste zur Verfügung, die Gründer und frisch gebackene Unternehmer auf dem Weg zum ersten eigenen Büro begleitet.

Mario GüntherMario Günther ist Chefredakteur von INTERNETHANDEL. Das Fachmagazin umfasst die Vorstellung neuer Geschäftsideen, Schritt für Schritt-Anleitungen für Gründer, Tipps aus den Bereichen Steuer & Recht, umfangreiche Softwaretests sowie regelmäßige Interviews mit Deutschlands besten Online-Händlern.

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